Среди вопросов, интересующих большую часть начинающих импортёров и экспортёров, особое внимание занимает вопрос, какие документы нужны для ведения ВЭД.
Большинство будущих участников ВЭД при этом не разделяют документы по категориям: товаросопроводительные, коммерческие, транспортные, платёжные и проч., а вопрос касается общего примерного списка возможной документации, необходимой для осуществления внешнеэкономической деятельности.
Разбираемся, с какими основными документами придётся иметь дело в экспортно-импортных операциях. Сразу оговоримся, что в целях упрощения восприятия информации категоризация документов проведена условно.
Список документов для ВЭД
В первую очередь, необходимо понимать, что универсального единого комплекта документов для внешнеэкономической сделки не существует.
Перечень конкретных документов, которые понадобятся для реализации и закрытия внешнеторговой сделки, будет зависеть от согласованных контрагентами условий поставки, порядка оплаты, специфики товара, его ключевых свойств и характеристик и иных факторов.
В большинстве случаев стандартный список документов для внешнеэкономической поставки товаров, включает в себя:
- Внешнеторговый контракт со всеми приложениями
- Спецификация
- Инвойс
- Упаковочный лист
- Товарно-транспортная накладная
- Транспортные документы
- Страховые документы
- Коммерческое предложение
- Прайс-лист
- Экспортная декларация страны отправления на товар
- Разрешительная документация на товар
- Платёжные документы
- Техническая документация на товар
- Прочие документы
Разбираемся, какие из перечисленных документов нужны на каждом из этапов поставки.
Внешнеэкономический контракт
Контракт в сфере ВЭД – это ключевой элемент внешнеторговой сделки. Хотя действующее законодательство не содержит прямого запрета на осуществление ВЭД-сделки без заключения контракта, пренебрежение разработкой этого документа чревато как высокими рисками в сфере коммерческих взаимоотношений продавца и покупателя товара, так и внешнеэкономическими рисками в сфере административного регулирования.
В зависимости от условия конкретной сделки может использоваться тот или тип контракта, или их сочетание:
- Двусторонний контракт на поставку товаров
- Трёхсторонний договор
- Дистрибьюторское соглашение
- Агентский договор
- Контрактная обвязка
- Иной тип контракта для международной сделки
Неотъемлемыми частями контракта являются все согласованные сторонами приложения к нему (формы заявки, заказа и проч.)
Спецификация
На практике использование спецификации, как правило, сопряжено с заключением рамочного контракта на многократные поставки. Применение спецификации в документообороте позволяет однозначно соотнести сведения о каждой отгрузке товара с самим товаром.
В случаях заключения контракта на разовую поставку спецификация может не оформляться, поскольку все условия сделки, количественные и качественные характеристики товара согласовываются в самом тексте внешнеэкономического договора.
Скачать образец спецификации можно здесь.
Инвойс
Инвойс, по своей сути, представляет собой документ, выпущенный продавцом товара для целей установления ключевых количественных и качественных характеристик товаров или услуг, их стоимости, порядка оплаты и проч.
Формально инвойс можно считать условно тождественным внутрироссийскому счёту-фактуре.
Помимо самого инвойса может дополнительно использоваться проформа-инвойс (предварительный инвойс).
Ознакомиться подробнее с этим документом и скачать образец инвойса можно здесь.
Упаковочный лист
Упаковочный лист (или пакинг) представляет собой документ, описывающий список отгружаемых товаров, номера грузовых мест, весовые, количественные, габаритные характеристики товара по каждой позиции.
Товарно-транспортная накладная
Товарно-транспортная накладная является основным транспортным (перевозочным) документом. В зависимости от типа перевозки её исполнением условно могут являться:
- CMR – для автодорожной перевозки
- Коносамент – для перевозки водным транспортом
- Авианакладная – для авиаперевозки
- Железнодорожная накладная – для перевозки железнодорожным транспортом
Вне зависимости от типа перевозки данный документ должен содержать в себе сведения о транспортируемом грузе, перевозчике, грузоотправителе, получателе и проч.
Транспортные документы
К иным транспортным документам может относиться следующая документация:
- Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание (договор ТЭО)
- Поручение экспедитору
- Заявка на перевозку
- Тарифы на транспортировку
- Отчёт агента (экспедитора)
- Прочие документы ТЭО
- Договор на оказание услуг таможенного представителя
Предоставление подобных документов необходимо, в частности, при проведении таможней контроля достоверности заявленной участником ВЭД таможенной стоимости товара.
Страховые документы
В зависимости от условий внешнеэкономической сделки и согласованных условий поставки определяются условия страхования товара.
К документам, подтверждающим страхование груза, относятся:
- Договор страхования
- Страховой полис
- Сертификат
- Документы об оплате
Как правило, страховые документы оформляются сразу на всю товарную партию.
Коммерческое предложение
Коммерческое предложение продавца товара, являющееся свободной офертой, является одним из документов, способствующих подтверждению таможенной стоимости импортируемого товара.
Использование коммерческого предложения в документообороте продавца может способствовать подтверждению процесса согласования условий внешнеэкономической сделки и поставки товара.
Прайс-лист
По аналогии с коммерческим предложением прайс-лист, адресованный широкому кругу лиц, может являться документом, подтверждающим заключение контракта ВЭД на рыночных условиях.
Для ряда товаров вместо прайс-листа для этих целей могут использоваться биржевые котировки на товар (например, хлопок, кофе, энергоресурсы и проч.)
Экспортная декларация
Экспортная таможенная декларация их страны отправления является ключевым документом, подтверждающим как сам факт декларирования товаров в стране-отправителе, так и сведения о характеристиках поставляемого товара.
На практике чаще всего предоставляется продавцом в формализованном виде.
Разрешительная документация на товар
В зависимости от специфики товара и в широком смысле к данной категории документов, в частности, относятся:
- Сертификат о происхождении товара
- Фитосанитарный сертификат
- Ветеринарный сертификат
- Племенное свидетельство
- Свидетельство о государственной регистрации
- Декларация о соответствии
- Сертификат соответствия
- Иные документы, подтверждающие соблюдение требований техрегламентов ТС в отношении конкретного товара
Подготовка документов из данной категории, как правило, является наиболее проблемным мероприятием, поскольку требует знания нюансов в порядке администрирования и регулирования выдачи подобной документации.
Платёжные документы
В общем смысле к платёжным документам можно отнести следующую документацию:
- Платёжные поручения об оплате товара
- Заявления на перевод
- Ведомость банковского контроля по контракту
- Выписка со счёта
- SWIFT-уведомление (свифтовка)
Наличие вышеуказанных документов позволяет проследить и подтвердить как сам факт оплаты, так и её размер, а также порядок взаиморасчётов.
Техническая документация на товар
Список технической документации, сопровождающей внешнеэкономическую сделку, также зависит от специфики поставляемого товара и может включать в себя:
- Технико-коммерческое предложение на товар
- Чертежи, планы, схемы сборки товара
- Техническую спецификацию
- Руководство пользователя
- Перечень компонентов
- Паспорт транспортного средства
- Инструкции на товар
- Технологическую карту с описанием технологического процесса
- Любую иную техническую документацию, раскрывающую состав, принцип действия, функционал товара и проч.
Особое значение данная категория документов приобретает в контексте классификации товара в соответствии с ТН ВЭД ЕАЭС.
Прочие документы
Вышеуказанный перечень документов не является исчерпывающим и фиксированным, в зависимости от условий сделки, специфики товара, обстоятельств и целей, для которых требуется получение или предоставление того, или иного документа, он может значительно варьироваться.
К дополнительной документации, сопровождающей ведение ВЭД, можно также отнести:
- Документы бухгалтерского учёта (карточки счетов, ордера, документы об оприходовании, реализации товара, чеки и проч.)
- Калькуляция стоимости поставки товара
- Калькуляция стоимости реализации товара
- Документы, которыми сторонами обмениваются в ходе переписки и согласования условий сделки
- Пояснения производителя товара
При необходимости юристы нашего Центра готовы оказать любую правовую помощь участникам ВЭД в части разъяснений порядка получения, применения или документов, необходимых для осуществления внешнеэкономической деятельности.